Hirarki Proses

Pemetaan Hirarki Proses-Proses Value Chain Terpilih

Gambar 6 Penguraian secara hirarki dari proses-proses valu chain layanan pengujian kendaraaan bermotor

Prose inti dalam value chain mungkin saja masih terlalu umum. Untuk memperoleh pemahaman dan kemudahan dalam proses analisis dan redesign, prose-prose terebut dapat diuraikan lebih detil menjadi subproses-subproses. Gambar 6 menunjukan proses dekomposisi proses-proses utama (level 1) menjadi lebih detil kedalam sub-sub proses.

Prose-proses Inti, Support dan Manajemen

Proses Dasar yaitu proses yg menghasilkan produk atau jasa. Proses Pendukung (sering disebut Proses Enable) tidak menambahkan nilai, tetapi diperlukan untuk menjamin bahwa proses-proses dasar  terus berfungsi. Proses Manajemen menentukan, membangun serta mempertahankan hubungan pemasok perusahaan.

Gambar 7 Proses-proses init, suport dan manajemen

Dari gambar 7 terdapat proses pemeliharaan alat uji. Proses ini termasuk proses suport karena tidak menambahkan nilai pada jasa tetapi diperlukan untuk menjamin jasa layanan pengujian kendaraan dapat terus berfungsi. Didalam proses ini terdapat subproses pemeriksaan rutin yaitu proses pemeriksaan alat-alat uji secara berkala dan proses perbaikan jika ada kerusakan atau pemeliharaan seperti penggantian pelumas.

Sedangkan proses pengadaan alat baru termasuk proses manajemen. Peralatan uji mempunyai umur pakainya, sebelum umur pakainya terlewati manajemen harus menggantinya dengan yang baru yang mempunyai fitur teknologi yang lebih baik namun tetap compatible dengan sistem yang ada.

PEMETAAN PROSES-PROSES VALUE CHAIN TERPILIH

Pemikiran sistem memberi penekanan pada pemahaman dari organisasi secara keseluruhan. Pemikiran proses memberikan penekanan pada bagian dari sistem yang memproduksi hasil yang spesifik. Kuncinya berpikir mengenai proses keseluruhan, memahami bagaimana proses yang spesifik bisa cocok dalam proses yang lebih besar. dan pada akhirnya bisa cocok dalam value chain itu sendiri.

Diagram Organisasi dibuat untuk mendefinisikan value chain dengan lebih detail. Bagi value chain menjadi beberapa proses inti Hubungkan proses inti kepada elemen eksternal (stakeholder)

Tujuan Diagram Organisasi adalah untuk mendapatkan gambaran dari seluruh organisasi dan membantu tim berpikir tentang pelanggan, value chain, dan stakeholder utama

Gambar 5 Proses-proses inti  dari value chain layanan pegujian kendaraan bermotor dalam diagram organisasi

Dari gambar 5 terlihat value chain layanan pengujian kendaraan bermotor memiliki 4 buah proses inti (core process) yaitu :

1.       Proses Informasi dan Pendaftaran; proses ini meliputi penjelasan informasi seputar layanan, pemberian formulir  pendaftaran, penerimaan berkas dan pengecekan persyaratannya

2.       Proses Pengelolaan Retribusi; proses ini meliputi penerimaan biya retribusi pelayanan, pelaporan dan penyetoran pendapatan

3.       Proses Pengujian Kendaraan; proses pengujian kendaraan yang wajib uji sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

4.       Proses Administrasi; proses ini meliputi pencatatan data-data kendaraan dan data uji, pengarsipan kartu log kendaraan, pencetakan surat dan buku uji.

Value Chain di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kab.Cianjur

Organisasi dan Value Chain

Tujuan dari analisis value chain adalah untuk memastikan bahwa semua proses yang terlibat dalam penciptaan produk ini dibahas bersama secara integral. Pada akhirnya penetapan value chain dikembalikan kepada strategi dan kebijakan organisasi, seberapa luas atau sempit mereka ingin merumuskan value chainnya. Dibawah ini diagram organisasi dan value chainnya.

Gambar 3 Diagram Organisai Dishubkominfo dengan 4 Value Chain

Dari Gambar 3 diatas dapat terlihat penekanan pada apa yang terjadi di luar daripada yang didalam organisasi atau perusahaan, hubungan antara organisasi dengan seluruh stakeholdernya dan fokus pada input dan output. Dari gambar inputnya adalah SDM, APBN/APBD, Fasilitas Pendukung dan Target PAD. Sedangkan output yang dihasilkan perijinan, informasi, dan fasilitasi.

Terdapat 4 value chain yang ada diorganisasi Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kab.Cianjur yaitu :

1.       Manajemen Rekayasa Lalu lintas;

2.       Perijinan Trayek angkutan Umum;

3.       Layanan Pengujian Kendaraan Bermotor ;

4.       Penyediaan informasi Publik.

 Pemilihan Value Chain Spesifik

Dalam tugas ini penulis memutuskan memilih value chain layanan pengujian kendaraan bermotor, untuk dipetakan dan dianalisis lebih detil menggunakan metodelogi BPTrends. Adapun beberapa pertimbangan dalam pemilihan value chain  ini diantaranya :

1.       Value chain ini paling banyak diminta oleh pemohon secara berkala tiap 6 bulan;

2.       Value chain ini menghasilkan PAD yang paling besar dibanding value chain yang lain;

3.       Prose-proses yang ada didalamnya masih banyak manual, belum menggunakan sistem/aplikasi yang terintregasi;

Memahami Organisasi Dishubkominfo Kab.Cianjur

1.  Memahami Organisasi

Pada tahap ini akan difokuskan pada pemahaman sebagai satu kesatuan utuh. Berikut ini gambaran organisasi  yang diperoleh dari dokumen-dokumen organisasi dan hasil diskusi dengan para pejabat terkait.

 

1.1.         Visi Misi

Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika mempunyai visi dan misi

Visi :

Lebih Cerdas, Lebih Sehat, Lebih Sejahtera Dan Lebih Berakhlakul Karimah Merupakan Inspirasi Dan Motivasi Untuk Terwujudnya Kabupaten Cianjur Sebagai Masyarakat Berbudaya Informasi Serta Kondisi Lalu Lintas Dan Angkutan Yang Tertib, Aman, Lancar Dan Nyaman

Misi :

1.     Meningkatkan daya layanan informasi melalui Telematika.

2.     Meningkatkan manajemen transportasi daerah.

3.     Meningkatkan daya dukung pelayanan informasi dan  perhubungan.

1.2.         Strategi

Strategi yang menunjang misi pertama, yaitu :

1.       Pemekaran wilayah aksebilitas masyarakat terhadap informasi dengan daya jangkauan infrastruktur pos.

2.       Peningkatan kualitas pelayanan jasa komunikasi dan informatika terhadap sosial ekonomi masyarakat.

3.       Peningkatan koordinasi sektoral dengan asosiasi usaha pos, komunikasi dan informatika melalui forum asosiasi.

Strategi yang menunjang misi kedua, yaitu :

1.       Pengaturan penggunaan sistem jalan, dan pusat-pusat kegiatan wilayah.

2.       Penegakan tata tertib lalu lintas.

3.       Pengembangan pelayanan angkutan bagi para pengguna jalan.

4.       Meningkatkan keselamatan bagi pengguna jalan.

5.       Pengaturan parkir kendaraan (standar dan tipe parkir).

6.       Pengaturan kendaraan angkutan umum baik orang maupun barang.

1.3.         Kebijakan

Kebijakan yang dilakukan dalam komunikasi dan informatika :

1.       Mewujudkan  pengembangan pos,  komunikasi dan informatika  yang  lebih merata pada setiap wilayah.

2.        Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dibidang pos, komunikasi dan informatika.

3.       Melibatkan pelaku industri pos, komunikasi dan informatika serta masyarakat secara  optimal   dalam  melakukan  daya  jangkauan dan kualitas  pelayanan jasa komunikasi dan informatika.

Kebijakan yang dilakukan dalam perhubungan :

1.       Meningkatkan pengetahuan kepada aparatur dan masyarakat tentang lalu

2.       lintas dan angkutan jalan.

3.        Meningkatkan pelayanan ruas-ruas jalan.

4.        Meningkatkan pengembangan sistem angkutan umum.

5.        Menciptakan kerangka kerjasama lintas sektoral yang dapat menunjang pembangunan perhubungan.

1.4.         Struktur Organisasi

Dalam mencapai visi dan misinya organisasi ini memiliki struktur seprti terlihat di Gambar 2 dibawah ini

Gambar 2 Struktur Organisasi Dishubkominfo Kab.Cianjur [2]

Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika memiliki 4 Bidang dan 1 Sekretariatan.  Terlihat bidang perhubungan memiliki porsi yang lebih dominan dengan memiliki 3 bidang dibandingkan bidang kominfo. Hal ini juga menperlihatkan bahwa pemangku kebijakan belum melihat peran penting dan kebutuhan akan bidang kominfo. Dari struktur organisai juga terlihat bahwa  antar bidang tidak terkait erat satu sama lain juga menunjukan pembagian operasional secara vertikal (dalam satu bidang).

1.5.         Deskripsi Tugas dan Fungsi Organisasi

1.5.1.      Sekretariat

1.    Koordinasi kegiatan Dinas;

2.    Penyelenggaraan pengelolaan administrasi umum untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi Dinas;

3.    Penyelenggaraan hubungan kerja di bidang administrasi dengan Badan, Dinas, Kantor dalam lingkup Pemerintah kabupaten Sinjai serta Instansi vertikal, BUMN, BUMD dan Lembanga lain yang terkait;

4.    Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

1.5.2.      Bidang Lalu Lintas

1.       Menyiapkan  rencana  kegiatan  Bidang  sebagai  bahan  penyusunan Program Kerja Dinas Perhubungan;

2.       Menyusun  laporan  hasil  kegiatan  bidang  sebagai  bahan  penyusunan laporan pertanggungjawaban kinerja Dinas Perhubungan;

3.       Mengatur,  mendistribusikan  dan  mengkoordinasikan  tugas-tugasbawahan sesuai dengan bidangnya masing-masing;

4.       Menyiapkan  pembinaan  manajemen  dan  rekayasa  lalu  lintas  dalam

bidang  perhubungan  sesuai  dengan  peraturan  perundang-perundangan yang berlaku.

5.       Menyusun dan merencanakan jaringan jalan di wilayah kota.

6.        Memberikan bimbingan keselamatan di bidang perhubungan.

7.       Melaksanakan  penyusunan  dan  analisis  dampak  lalu  lintas  pada jaringan jalan dalam wilayah kota.

8.        Memeriksa hasil kerja bawahan.

9.       Memberikan petunjuk dan bimbingan teknis serta pengawasan kepada bawahan.

10.   Mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kerja bawahan.

11.    Melaksanakan tugas dinas lainnya yang diberikan oleh atasan.

1.5.3.      Bidang Angkutan

1.    Menyiapkan  rencana  kegiatan  Bidang  sebagai  bahan  penyusunan

Program Kerja Dinas Perhubungan.

2.    Menyusun  laporan  hasil  kegiatan  bidang  sebagai  bahan penyusunan laporan pertanggungjawaban kinerja Dinas Perhubungan.

3.    Mengatur,  mendistribusikan  dan  mengkoordinasikan  tugas-tugas bawahan sesuai dengan bidangnya masing-masing.

4.     Mengatur  dan  menyiapkan  penyediaan  moda  angkutan  di  bidang perhubungan.

5.     Merencanakan dan penyusunan tarif angkutan. Memberikan pelayanan perijinan angkutan.

6.    Melaksanakan  perencanaan,  pengusulan  dan  penetapan  serta evaluasi pengembangan jaringan trayek dan lintas angkutan.

7.    Melakukan  pemantauan  dan  pengumpulan  data  kinerja  angkutan  di bidang perhubungan.

8.    Memberikan  bantuan  teknis  dan  manajemen  penyelenggaraan

angkutan kepada para operator angkutan di bidang perhubungan.

9.    Memeriksa hasil kerja bawahan.

10.Memberikan petunjuk dan bimbingan teknis serta pengawasan kepada bawahan.

11.Mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kerja bawahan.

12. Melaksanakan tugas dinas lainnya yang diberikan oleh atasan.

1.5.4.      Bidang Prasarana dan sarana Perhubungan

1.       Menyiapkan  rencana  kegiatan  Bidang  sebagai  bahan  penyusunan Program Kerja Dinas Perhubungan.

2.       Menyusun  laporan  hasil  kegiatan  bidang  sebagai  bahan  penyusunan laporan pertanggungjawaban kinerja Dinas Perhubungan.

3.       Mengatur,  mendistribusikan  dan  mengkoordinasikan  tugas-tugas bawahan sesuai dengan bidangnya masing-masing.

4.       Menyelenggarakan tugas-tugas di bidang pengujian berkala kendaraan

bermotor,  akreditasi  dan  sertifikasi  sarana  uji  serta  teknik  kendaraan dan perbengkelan.

5.       Melaksanakan  koordinasi  tata  cara  pelaksanaan  peningkatan  kinerja sarana dan prasarana pengujian.

6.       Memeriksa hasil kerja bawahan.

7.       Memberikan petunjuk dan bimbingan teknis serta pengawasan kepada bawahan.

8.       Mengevaluasi dan mempertanggungjawabkan hasil kerja bawahan.

9.       Melaksanakan tugas dinas lainnya yang diberikan oleh atasan.

1.5.5.      Bidang Komunikasi dan Informatika

1.       Perumusan kebijakan teknis di bidang  pos dan telekomunikasi;

2.       Pengelolaan  urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang pos dan telekomunikasi;

3.       Pembinaan dan pelaksanaan tugas bidang sarana dan prasarana pos dan telekomunikasi;

4.       Pelaksanaan tugas lain, yang diberikan oleh Kepala Dinas, sesuai dengan tugas dan fungsinya. perumusan kebijakan teknis di bidang sarana komunikasi dan diseminasi informasi;

5.       Pengelolaan urusan pemerintahan  dan pelayanan umum di bidang sarana komunikasi dan diseminasi informasi;

6.       Pembinaan dan pelaksanaan tugas bidang sarana komunikasi dan diseminasi informasi;

Identifikasi Proses Existing

  

Berikut adalah identifikasi proses-proses yang terjadi dalam value chain layanan pengujian kendaraan bermotor pada saat ini (existing).

Loket yang ada di front office terdiri dari :

1.       Loket informasi dan Pendaftaran

Tempat pemohon meminta informasi dan meminta formulir permohonan pengujian. Berkas permohonan dan persyaratan yang diajukan diberikan dan diperiksa diloket ini.

2.       Loket Pembayaran

Berkas yang lengkap akan diteruskan ke loket pembayaran dan selanjutnya pemohon dapat membayar biaya retribusi sesuai tarip yang diatur didalam Perda. Jika berkas permohonan tidak memenuhi persyaratan maka berkas dikembalikan ke pemohon.

3.       Loket Pengambilan

Tempat pemohon mengambil surat,buku yang telah disahkan.

Sedangkan back office terdiri dari :

1.       Bagian Administrasi dan pelaporan; tempat untuk melakukan pemrosesan permohonan mencari kartu log kendaraan, mencatatnya dan mengarsipkanya.

2.       Penguji; membawa berkas dan kendaraan untuk diuji digedung pengujian.

3.       Bagian Pengujian; menguji kendaraan dengan alat uji yang tersedia.

4.       Bagian Pencetakan dan Pencatatan Hasil Uji; tempat untuk mencetak surat keputusan dan pencatatan hasil uji dibuku uji dan kartu log kendaraan.

5.       Kepala Bidang; paraf permohonan yang telah diproses.

6.       Kepala Badan ; menandatangani/mengesahkan permohonan .

Gambar 4  Alur proses yang terjadi dilayanan pengujian kendaraan bermotor

Alur proses layanan pengujian kendaraan bermotor yang digambarkan di Gambar  4 dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.       Pemohon meminta informasi atau meminta formulir pendaftaran, pemohon mengajukan berkas permohonan layanan

2.       a.Jika berkas sesuai persyaratan berkas diteruskan

b.jika tidak berkas permohonan dikembalikan

3.       Pemohon membayar biaya retribusi

4.       Permohonan yang telah melunasi retribusi diproses dan berkas dilengkapi dengan kartu log kendaraanya yang ada di arsip penyimpanan

5.       Berkas diserahkan ke penguji

6.       Penguji membawa kendaraan untuk diuji dengan alat-alat yang tersedia digedung pengujian

7.       Berkas dilengkapi hasil pengujian di tiap-tiap alat uji

8.       Dikeluarkan surat/buku hasil uji

9.       Surat/buku hasil uji diparaf

10.   Pengesahan surat/buku hasil uji

11.   Surat/buku disimpan diloket

12.   Pengambilan Surat/buku hasul uji.